最初からずば抜けた結果は出ないけど、着実に仕事ができるようになる方法5つ

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最初からずば抜けた結果は出ないけど、地道に仕事ができるようになる方法5つ

どうも。モナイです。

2017年になり、新しく仕事を始める人も多い時期になりましたね。
電車にも新人さんっぽい人が目立つ時期になって、他人事ながら頑張って欲しいな、なんて思ったりしています。

新しい職場に配属されて、同期も沢山いたりいなかったり。
早く会社の戦力となって活躍しなければ、と思うと思います。

右も左もわからないまま職場に放り出され、黙々と仕事をこなす周囲の先輩方を見て、何も動けない自分。
キーボードの打つ音でさえプレッシャーになるような気持ち・・・。
懐かしさも含みますが、良くわかります。

しかし、焦らなくても大丈夫です。
最初が肝心、という言葉もありますが、全てではありません。
とりあえず挨拶ができていれば、ひとまずはオッケイです。
実際のところ、最初はミスし放題のボーナス期間のようなものなので、気楽にいきましょう。
とはいえ、押さえておいた方が良いポイントというのは必ずあるものです。

では、どういった部分に注視して仕事をしていくべきなのか。
全ての職場に当てはまるかどうかはわかりませんが、私が思う仕事の進め方のコツを、できる限りシンプルにして書いてみようかと思います。

お品書き

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新人さんが注視すべきポイントは5つです。

  1. 完成形のイメージを共有する
  2. 期限を確認する
  3. 進捗報告する
  4. 求められているものを意識する
  5. 少しだけ色をつける

完成形のイメージを共有する

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まずはこちら。
何かお仕事を依頼されたら、最初に完成形のイメージを共有します。

前例になる完成品やイメージがあれば比較的楽ですが、全く完成していないものとなるとイメージの共有が難しいケースもあります。
その場合はひとまず大まかで構いませんので、ざっくりとしたことだけ共有しておき、進めながらまた共有を繰り返します。

共有するための具体的な手段は、ファミレスでの「ご注文繰り返します!」のイメージが近いですね。
自分が与えられた仕事の内容、完成形の状態(データなのか、紙なのか)などを依頼者に改めて伝え、自分の認識が合っているかどうか、確認してもらいます。

具体例

  • △△の書類と同じもので、請求先を変更しカラー印刷して2部お渡しします。
  • ××さんが対応された内容と似た書式で作ります。ひとまず以前の資料を確認し、わかる部分を埋めてまたお伺いします。

期限を確認する

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ほとんどのお仕事には期限があります。
期限は完成度よりも優先される場合がありますので、必ず確認しておきましょう。

具体例

  • 資料は〇日の16時までにお渡しいたします。ご不在の場合は机の上に置かせていただいた上で、お電話差し上げます。

また、「この書類印刷しておいて」という依頼など、簡単なものに関しては、期限を確認しなくても構いませんので、すぐ対応します。
その仕事が重要だとか、後でもいいだろうという判断を、みなさんがする必要はありません。
逆に言うと、どう見ても後で良さそうな仕事であっても、なんなら実際に後でよいと言われても、すぐに終わらせられるものはすぐに取り掛かって終わらせてしまいます。
実際に仕事を終わらせることよりも、”この人にお願いしたらすぐ結果がくる”と思われることの方が大事と思っていいです。

もし他の用事ですぐにおこなえない場合は、対応できる時間を明確にして指示を仰ぐか、どちらを優先したら良いかを判断してもらうのが良いでしょう。

具体例

  • 〇時から取り掛かること(〇時以降のお渡し)になってしまいますが、よろしいでしょうか?
  • 〇時までは△△の業務をするよう指示されておりました。△△を中断して取り掛かった方がよろしいでしょうか?

逆に、新人さんにとって一番難しいのは期限を明示されないことです。
「できたらやっておいて。」などという難易度の高いものから(笑)、「今の仕事が終わったらお願い。」とか「時間をみてやっておいて。」という依頼など、判断に困りますよね。

まず前提として、いつやってもいい仕事は、やらなくていい仕事です。
暇で仕方ないなら別ですが、やらなくていい仕事を、わざわざ頼む訳がありません。
なのでそういった仕事は、”延長可能な期限付き依頼”として認識しましょう。

どうしても期限を与えられない場合は、自分の方から期限を設定してみるなどして反応をみるか、その仕事が必要となる場面をヒアリングして、期限を探ってみるといいでしょう。

具体例

  • ひとまず来週末までとし、間に合わない場合は3日前までにご連絡する流れでいかがでしょうか?

進捗を報告する

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進捗報告は、仕事に対する評価を大きく左右する重要な項目なのですが、残念ながらあまり意識されることはありません。
言い換えると、進捗報告ができるだけで仕事の評価は上がります。

パソコンでは昔から、プログレスバーという進捗表示機能があるのですが、当然スマートフォンでもありますし、最近だと電車のホームの電光掲示板(時刻表)や横断歩道の信号機にも付いています。
これは”あとどのくらい待つか”というのを視覚化したものですが、これほどまでに浸透する理由はひとつ。
たとえどんなに短時間であっても、人間は”いつ終わるかわからないものを待つ”のがストレスになるからです。

なので、依頼者がみなさんに仕事を依頼した時も、プログレスバーがどうなっているのかを知ることができれば、そこそこ待てるはずです。

具体的な報告のタイミングとスパンについてですが、依頼されている仕事にかかる時間や期限などによって変わってきます。
一番楽でおすすめなのは、依頼をもらったタイミングで、まず一発目の報告タイミングを決めてしまうことです。

具体例

  • ではひとまず今週末に一度ご報告差し上げますが、いかがでしょうか?
  • 下書きが完成した段階で一度見ていただこうかと思いますが、いかがでしょうか?

そして、報告する内容についてですが、これはどの位進んでいて、あとどの位作業が残っているか、というのが基本です。
それに併せて、現在ネックになっている問題や、間に合わない場合がありそうかどうかなどを報告できると良いでしょう。

依頼者が進捗報告をどのように聞くかというと、進捗を聞いて自分が助ける必要があるかどうか、何か方針転換が必要かどうか、というのを確認したくて話を聞くことが多いです。
現在起きている問題を伝えることで、依頼者の手助けが必要かどうかを判断してもらえると思いますので、臆せず報告してみましょう。

あと、もし依頼者が進捗報告を要求してきたら、それは進捗報告が少ない、という意味かもしれません。
報告を増やすことも検討してみましょう。

求められているものを意識する

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ということで、実際の業務に移っていく訳ですが、ここであまり気合を入れ過ぎてはいけません。

例えばエクセルで資料を作る依頼を受けたとしても、パソコンスクールで学ぶようなピカピカの資料が求められているかどうかはわかりません。
内部向けとして、ちょっとした試算をしたい場合などであれば、簡単な表で済んでしまうケースがほとんどです。
(もちろん、外部向けに綺麗な資料を作って欲しいと頼まれたのなら、それに従います)

印刷する場合を考えても、通常カラー印刷はモノクロよりもずっと高額なので、白黒で印刷されるケースも多いはず。
そんな中、カラフルな資料を作っても結局白黒で見にくくなってしまうだけです。

そして何より、期限をフルに使って綺麗な資料を作るよりも、1日、1時間、10分でも早く出して欲しい、と思われるケースがほとんどですから、
”結果として求められているものは何なのか”を意識する必要があります。

”自分がやりたいから”で仕事をして満足してしまうと、お互いに残念な結果となってしまいますので、求められているものを意識するのはとても大切です。

少しだけ色をつける

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そして、ここからはオプションというか必須の項目ではなくなりますが、これができるのとできないのでは、印象が大きく変わる場合があるので書いてみます。

色を付けるというのは、依頼者が求めている結果を”少しだけ上回る”ことを意識する、という意味です。
例えば、「これ4部コピーしておいて」という依頼が来たら、部数ごとに分けてクリップで留めて渡す、とか、
「資料を作って」という依頼が来たら、「印刷したものもご用意した方がよろしいでしょうか?」と聞く、とか。

依頼者があなたに依頼した結果をどのように利用するかを想像してみることで、何かしら見えてくるものがあるはずです。

ではなぜ、こんなことをしなければならないのか。
一言で言うと差別化です。
あなたという人間をブランディングして、価値を高めるためにおこないます。

例えば、日本に無数とあるコンビニ。
弊社の近くにも沢山のコンビニがありますが、正直同じチェーン店も沢山あるので、どこに行っても売っているものはほとんど同じです。

そんな同じものが売っているお店でも、ちょっとした印象で行くか行かないかが大きく変わることってありませんか。
お金を払っても何も言われないところと、にこやかにお釣りを返してくれるところがあったとしたら、多数の人はどちらに行きたいと思うでしょうか。

大きな企業であれば同期が沢山いる分、その中から抜き出るにはそれなりの立ち回り方が必要です。
大企業でないなら、希望の仕事やポストはそれ以上に少なくなるでしょう。

何より、みなさんは新人としてまず経験を積まなければいけません。
あなたに仕事をお願いすると、ちょっとだけ色がついて返ってくることが理解されれば、自然とまたあなたに仕事が舞い込みます。
経験を積むことで、打率は自然と上がっていき、いずれ良い仕事ができるようになっていきます。

なので、まずは依頼者にあなたのリピーターになってもらう必要があるのです。

とりあえずやってみる

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ということでまとめてみましたが、新人さんであれば、現時点でやれることというのはそれほど多くないはずです。
なので、与えられた仕事をまずはしっかりこなしていくことを考えてみましょう。

ここまで書いてきたことが、いきなり全部できなくても大丈夫です。
一日一回できただけでもしめたもの。
一度できれば二度目はすぐですし、慣れれば考えなくてもできるようになります。

できない!となって「何が悪かったのだろう・・・」と考えるくらいなら、もう一回トライした方がいいです。
自転車に乗れない人が、転ぶ度に思い悩んでいたら変だと思うんですね。
その位の軽さでいってみましょう。

また、今やっていることが、将来やりたいことに繋がっていなくても、大抵の場合は大丈夫です。
(やりたい仕事がその会社に無い、ということであれば問題かもしれませんが)

新人さんの頃は特に、すぐ結果を求めがちな印象がありますが、昨日今日マラソンを始めたばかりの人がいきなりオリンピックには出場できないのと同じで、物事には順番というものがあります。
とにかく地道に仕事を続けていけば、わらしべ長者のように、いずれは自分の好きな仕事が舞い込んでくるはずですし、もしかしたら違う仕事に楽しみを見出すかもしれません。

あなた自身の可能性は、あなたが予想するよりずっと大きくて深い、と知りましょう。

そのためにもまず、何より大事なのは、色んな人に自分を使ってもらうことです。
使ってもらうことで、居場所ができます。
この仕事なら○○さん、といった風に、仕事を仕切る立場になることができます。

仕切る立場になれば、意見を言えるようになってきますし、また意見を聞き入れてくれるケースも増えていくでしょう。

とりあえず動き、使ってもらい、信頼を勝ち得ていけば、仕事が楽しくなってくるかもしれません。
楽しくなればしめたものです。

最後に

ここで書いた全ての内容には共通点があります。
それは”相手の立場に立つ”ということ。

この視点を持つことができれば、あとは不要なものを削ったり、新たに追加したりと、自分なりにアレンジすることも可能になるはずです。

相手のために動くことが、一番自分を成長させる不思議。
人生は面白いですね。

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