こんにちわ！総務部のハルです。

今日はビジネスマナーのお話しをしたいと思います!!
最近、一般常識も時代とともに移り変わり、常識だと思っていた事が「実は間違いだった!!」なんてことも多いですよね。

言葉の使い方も、正しい使い方だと現代社会では逆に浮いてしまったり。。。

ですが、社会人たるもの！最低限のビジネスマナーくらい解っておきたいものです。
なので私は、正しいマナーを知りつつも、堅苦しくなり過ぎず、事務的になり過ぎず。と心がける様にしています。

電話の正しい対応

受ける時のコールは3回まで

これは、会社務めした事がある方なら、かなりの常識ですね。
ではなぜ「3コール」なのでしょうか。

それは「電話をかけた方は、5コール鳴ると心理的に不在だと思ってしまう」からなのだそうです。
なので、本来ならば4コールで電話を取れば良いのですが、電話回線などの問題でタイムラグがある場合もあるので、余裕をもって出られる「3コール」が一般常識となったそうです。

また、3コール以上鳴ってしまった場合は、必ず「大変お待たせいたしました」などと告げると良いでしょう。

「お世話になっております」が合言葉!!

会社にいると、いろんな方からお電話がかかってきます。
取引先や、お得意様、営業電話、スタッフからの電話。

ビジネスマナーとして、相手先が会社の場合は、例え「初めまして」の営業電話であったとしても、「お世話になっております」と言うのが一般的です。

よくよく考えてみると「特にお世話になってる訳ではないのに…」と思いますよね。
これに関しては「会社を代表して、あいさつする意味で”お世話になっております”」と言っているそうです。
会社間での「こんにちわ」みたいなものなんですね。

私は、これを先方と言い合うのが「自分の中でも常識になっているな」と気が付いた時、「はっ!!わたし社会人してるな♪」という気持ちになったのを覚えています。

「伝言メモ、相手先のお名前はカタカナで」

お電話で、伝言を受け取った時、相手方が「鈴木さん」や「佐藤さん」などよくあるお名前だと普通に漢字で書いてしまいそうになります。

相手の方を知っている時は良いのですが、基本的にお名前はカタカナで記載するのが正しいです。

もし、漢字に誤りがあったら？聞き間違いがあったら？
お名前を漢字で覚えている方だったら？(斎藤、斉藤、齋藤など)

大事な取引先だったら大変です!!

カタカナで記載してあれば、例え相手先の目に触れても失礼には当たらないし、「サトウじゃなくてカトウじゃない？」といった聞き取り間違いを防げますよね。

この様に、電話対応1つとってみても知らなかった事や、知っていても理由までは知らなかった事があるものです。